KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Mengapa
Komunikasi Bisnis itu Penting ?
Komunikasi
Bisnis diperlukan untuk menyampaikan informasi dalam dunia bisnis dengan cara
berkomunikasi baik secara verbal maupun non verbal. Dalam sebuah organisasi,
komunikasi bisnis diperlukan untuk memberikan instruksi kerja, memimpin dan
menghadiri rapat, mewawancarai calon karyawan, menulis surat, melakukan
presentasi bisnis hingga menyusun laporan bisnis.
Dan hampir 70 %
kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan oleh staf-staf organisasi setiap harinya.
Sehingga dapat dikatakan bahwa komunikasi bisnis menunjang kesusksesan sebuah
usaha bisnis.
Tujuan dari Komunikasi Bisnis ada 3
yakni :
·
Memberikan
informasi penting
·
Melakukan
kolaborasi dengan audience atau penerima pesan (komunikan)
·
Persuasi
Apa
Manfaat dari Komunikasi Bisnis ?
Manfaat komunikasi bisnis antara
lain :
1.
Secara Internal
·
Dapat
meningkatkan kemampuan komunikasi secara efektif untuk menunjang karir
perusahaan
·
Meningkatkan
komunikasi yang efektif diantara staf organisasi, baik dengan pihak pimpinan
maupun bawahan.
2.
Secara Eksternal
·
Komunikasi yang
dilakukan dengan pihak ketiga akan akan membawa dampak positif dalam
keberhasilan usaha bisnis.
·
Keberhasilan
dalam membangun sebuah citra perusahaan di mata masyarakat.
Bagaimana
Cara Membangun sebuah Proses Komunikasi Bisnis ?
Menurut Courtland L. Bovee dan
john V. Thil dalam business Communication Today, proses
komunikasi (communication process) terdiri dari enam tahapan,
yaitu :
·
Pengirim
mempunyai suatu ide atau gagasan
·
Pengirim mengubah
ide menjadi suatu pesan
·
Pengirim
menyampaikan pesan
·
Penerima
menerima pesan
·
Penerima
menafsirkan pesan
·
Penerima memberi
tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim
Apa
saja Kendala dalam membangun sebuah Komunikasi Bisnis ?
Dalam membangun
sebuah Komunikasi Bisnis pasti ada kendala atau hambatan yang mengakibatkan
kurang suksesnya proses tersebut. Kendala dalam membangun sebuah komunikasi
bisnis dapat di kelompokkan ke dalam empat masalah utama, yaitu :
a.
Masalah dalam
mengembangkan pesan
b.
Masalah dalam
menyampaikan pesan
c.
Masalah dalam
menerima pesan
d.
Masalah dalam
menafsirkan pesan, yang dikarenakan :
·
Perbedaan latar
belakang
·
Perbedaan
penafsiran kata
·
Perbedaan reaksi
emosional
Pola
Komunikasi Bisnis
Secara umum, terdapat
dua macam jaringan komunikasi dalam organisasi yaitu formal dan informal.
1. Komunikasi Formal
Jaringan komunikasi
formal adalah sistem yang dirancang oleh manajemen untuk menentukan “siapa
seharusnya berbicara kepada siapa” agar pekerjaan dapat diselesaikan. Jaringan
komunikasi formal organisasi skala kecil lebih sederhana dibandingkan dengan
jaringan komunikasi formal organisasi skala besar.
Salah satu cara paling
mudah untuk menggambarkan jaringan komunikasi formal dalam sebuah organisasi
adalah melalui struktur organisasi atau organigram. Organigram atau struktur
organisasi merupakan petunjuk atau panduan mengenai siapa yang bertanggung
jawab mengenai tugas yang diberikan dan siapa yang bertanggung jawab terhadap
kinerja rekan-rekannya.
Menurut Ronald Adler
dkk dalam bukunya Communicating at Work : Strategies for Success in Business
and the Professions, terdapat 3 (tiga) macam jaringan komunikasi formal dalam
organisasi, yaitu :
a. Komunikasi dari atas ke bawah
atau downward communication
Menurut Katz dan Kahn (1978),
komunikasi dari atas ke bawah atau downward communication terjadi
manakala pihak atasan mengirimkan pesan kepada bawahan. Adapun bentuk
komunikasi dari atas ke bawah pada umumnya berupa :
·
Job instructions (instruksi
pekerjaan), merupakan perintah mengenai apa yang harus dilakukan atau bagaimana
melakukannya.
·
Job rationate (rasio pekerjaan),
merupakan penjelasan atau penjabaran bagaimana satu tugas berkaitan dengan
tugas lainnya.
·
Procedures and practices (prosedur
dan praktis), merupakan sekumpulan informasi mengenai peraturan, regulasi,
kebijakan, dan keuntungan.
·
Feedback (umpan balik), merupakan
informasi mengenai seberapa efektif kinerja seseorang
·
Indoctrination (indoktrinasi),
merupakan informasi yang bertujuan untuk memotivasi para karyawan dengan
memberikan kesan tentang misi organisasi dan secara khusus bagaimana mereka
terhubung dengan misi organisasi
b. Komunikasi dari bawah ke atas
atau upward communication
Komunikasi dari bawah
ke atas atau upward communication terjadi manakala pihak bawahan
mengirimkan pesan kepada atasan. Ada 4 (empat) tipe pesan yang dikirimkan,
yaitu :
·
What subordinates are doing – apa
yang dilakukan oleh karyawan.
·
Unsolved work problems –
masalah-masalah pekerjaan yang tidak terselesaikan.
·
Suggestions for improvement – harapan-harapan
untuk perbaikan.
·
How subordinates feel about each other
and the job – apa yang karyawan rasakan tentang rekan dan pekerjaan.
c. Komunikasi horizontal
atau horizontal communication (komunikasi lateral)
Komunikasi horisontal
terdiri dari berbagai pesan antar anggota dalam sebuah organisasi dengan
kekuasaan yang sama atau seimbang. Komunikasi horisontal disebut juga dengan
komunikasi lateral dan memiliki beberapa tujuan, yaitu :
·
Task coordination – koordinasi
tugas.
·
Problem solving – pemecahan
masalah.
·
Sharing information – berbagi
informasi.
·
Conflict resolution – resolusi
konflik.
·
Building rapport – membangun
kebersamaan atau hubungan.
Karena sifatnya yang
tidak formal, seringkali desas-desus dapat menyebar melalui komunikasi
horisontal. Kemudian, untuk memecahkan masalah yang timbul akibat proses
komunikasi horizontal maka diperlukan peran public relations.
Dalam menjalankan
tugasnya, public relations bergaul dengan karyawan untuk menggali dan
mengumpulkan informasi serta menampung berbagai macam keluhan yang dirasakan
oleh karyawan yang berhubungan dengan pekerjaan.
2. Komunikasi Informal
Selain memiliki
jaringan komunikasi formal, setiap organisasi juga memiliki jaringan komunikasi
informal. Komunikasi informal adalah pola interaksi yang didasarkan pada
pertemanan, kedekatan antar karyawan, dan saling berbagi dalam hal minat karir
dan masalah pribadi. Komunikasi informal dalam sebuah organisasi memiliki
beberapa fungsi, yaitu conforming, expanding, expediting, contradicting,
circumventing, dan supplementing.
·
Conforming – Mengkonfirmasi,
beberapa komunikasi informal mengkorfirmasi beberapa pesan formal.
·
Expanding – Komunikasi informal
dapat menjembatani kesenjangan yang terjadi akibat pesan-pesan formal yang
tidak jelas.
·
Expediting – Melancarkan,
komunikasi informal seringkali dapat mengirimkan pesan lebih cepat daripada
saluran formal.
·
Contradicting – Kontradiksi,
terkadang komunikasi informal berlawanan dengan pesan-pesan yang bersifat
resmi.
·
Circumventing – Pemangkasan,
beberapa kontak informal terkadang dapat membantu memotong jalur resmi yang
tidak perlu dan menghabiskan banyak waktu.
·
Supplementing – Komunikasi informal
dapat membuat sebuah pekerjaan dapat dikerjakan secara lebih baik dibandingkan
dengan komunikasi formal.
Membangun komunikasi
informal yang kokoh bukanlah suatu kebetulan. Beberapa tahapan berikut dapat
membantu mengembangkan kaitan-kaitan yang penting, yaitu :
·
Mencari orang di semua level organisasi
yang terpapar informasi.
·
Memperlakukan setiap orang dalam
organisasi dengan penuh rasa hormat.
·
Mengajukan pertanyaan saat menemukan
sumber informasi yang tepat untuk mencari kejelasan suatu kejadian.
·
Jangan memamerkan jalur informal.
Mengelola
Komunikasi Bisnis
Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam
mengelola komunikasi, yaitu :
1. Penanganan
pesan-pesan yang bersifat rutin
Untuk dapat
memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu
memperhatikan hal berikut ini:
·
Mengurangi jumlah pesan
·
Instruksi yang jelas
·
Mendelegasikan tanggung jawab
·
Melatih petugas
2. Penanganan
Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis
di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya
krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan
produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis
komunikasi tersebut, ada 2 falsafah dalam komunikasi yaitu:
1. Bersikap diam, tidak mengatakan
sesuatu, atau
2. Katakan apa yang terjadi dan segera
Namun, beberapa ahli
hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis
rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa
yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public
(masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan
harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang
paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran
tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa
penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi
emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi
untuk mempertinggi rasa percaya diri.
Dalam situasi krisis
ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan seperti :
·
Siapkan tim yang terampil atau cekatan
dalam penanganan krisis
·
Usahakan agar manajemen puncak segera
bertindak pada saat krisis terjadi
·
Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai
representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik
komunikasi
·
Ceritakan suatu kejadian secara
menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf
·
Tunjukkan keseriusahan perusahaan, bukan
saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.
Masalah
Dalam Komunikasi Bisnis
Fakor hambatan yang biasanya terjadi
dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:
1. Hambatan
Teknis
Hambatan ini timbul
karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran
pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas
dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di
bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi
dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
2. Hambatan
Semantik
Gangguan ini menjadi
hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi
semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa.
Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun
baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang
komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik
komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang
berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
3. Hambatan
Manusiawi
Hambatan ini muncul
dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam
komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman,
hambatan ini mencakup :
a. Hambatan
yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi,
umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi,
dan penyaringan informasi.
b. Hambatan
yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial
dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut.
Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari
aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak
pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam
mencapai tujuan organisasi.
Dalam lingkup
organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang
ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan
manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan
sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang
merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu dengan lainnya dan berfungsi
dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau
informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam
struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif.
Dalam kegiatan
organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar
pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agarpihak lain
bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan
atau kegiatan.
Dalam proses
komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan
berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar
belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau
informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan
7 C, yaitu :
Completeness
(Lengkap)
Suatu pesan atau
informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan
agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan
pengirim pesan.
Conciseness
(Singkat)
Suatu pesan dikatakan
concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin
(singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan
gagasannya.
Consideration
(Pertimbangan)
Penyampaian pesan
hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima
pesan.
Concreteness
(Konkrit)
Penyampaian pesan
hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas
Clarity
(Kejelasan)
Pesan hendaknya
disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan
serta memiliki makna yang jelas.
Courtessy
(Kesopanan)
Pesan disampaikan
dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam
komunikasi bisnis.
Correctness
(Ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat
dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar
(formal atau resmi).
Contoh Kasus Komunikasi Bisnis Dalam Organisasi
PT
Sumber Daya Sentosa , bergerak dalam bidang otomotif, mengalami
permasalahan antara perusahaan dengan karyawan. Permasalahan
ini terjadi yang disebabkan oleh adanya miss communication
antara atasan dengan karyawannya. Adanya perubahan kebijakan dalam
perusahaan mengenai penghitungan gaji atau upah kerja karyawan, namun
pihak perusahaan belum memberitahukan para karyawan,
sehingga karyawan merasa diperlakukan semena-mena oleh pihak
perusahaan. Para karyawan mengambil tindakan yaitu dengan
mendemo perusahaan, Namun tindakan ini berujung pada PHKbesar-besaran
yang dilakukan oleh perusahaan.
Perusahaan
manapun pasti pernah mengalami permasalahan internal. Mulai dari
tingkat individu, kelompok, sampai unit. Mulai dari derajat dan
lingkup permasalahan yang kecil sampai yang besar. Yang relatif
kecil seperti masalah adu mulut tentang pribadi antarkaryawan, sampai
yang relatif besar seperti beda pandangan tentang strategi bisnis di
kalangan manajemen.
Contoh
lainnya dari permasalahan yang relatif besar yakni antara
karyawan dan manajemen. Secara kasat mata kita bisa ikuti berita
sehari-hari di berbagai media. Disitu tampak permasalahan dalam
bentuk demonstrasi danpemogokan. Apakah hal itu karena tuntutan besarnya
kompensasi, kesejahteraan, keadilan promosi karir, ataukah karena tuntutan
hak asasi manusia karyawan.
Penjelasan :
Didalam
hubungan komunikasi di suatu lingkungan kerja atau perusahaan
antara individu akan sering terjadi. Permasalahan yang
sering terjadi biasanya adalah karena masalah kominikasi yang kurang
baik. Sehingga cara mengatasimasalah dalam perusahaan harus
benar-benar dipahami management inti dari perusahaan, untuk meminimalisir
dampak yang timbul. Permasalahan atau konflik yang
terjadi antara karyawan atau karyawan dengan atasan yang terjadi
karena masalah komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan dengan
system yang terstruktur. Karena jika masalah komunikasi antara atasan
dan bawahan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan
Kesimpulan
Komunikasi
dapat diartikan sebagai transfer informasi atau pesan dari pengirim pesan
(komunikator) ke penerima pesan (komunikan). Dengan maksud bahwa proses
tersebut bertujuan untuk mencapai saling pengertian.
Pola
Komunikasi ada 2 yakni : komunikasi
formal adalah sistem yang dirancang oleh manajemen untuk menentukan “siapa
seharusnya berbicara kepada siapa” agar pekerjaan dapat diselesaikan. Jaringan
komunikasi formal organisasi skala kecil lebih sederhana dibandingkan dengan
jaringan komunikasi formal organisasi skala besar.
Dan Komunikasi informal adalah pola interaksi yang
didasarkan pada pertemanan, kedekatan antar karyawan, dan saling berbagi dalam
hal minat karir dan masalah pribadi.
Komunikasi
bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas
dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam
kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif
tetapi juga haruslah “Persuasif” agar pihak lain bersedia menerima suatu
paham atau keyakinan untuk melakukan suatu kegiatan. Komunikasi Bisnis
diperlukan untuk memberikan instruksi kerja, memimpin dan menghadiri rapat,
mewawancarai calon karyawan, menulis surat, melakukan presentasi bisnis hingga
menyusun laporan bisnis. Tujuan dari Komunikasi Bisnis ada 3 yakni : Memberikan
informasi penting, Melakukan kolaborasi dengan audience atau penerima pesan
(komunikan), Persuasi.
REFERENSI :
Komentar
Posting Komentar